江水发[2025]7号
第一条 为规范学校档案工作，提升档案管理治理效能，充分发挥档案在教学、科研和管理等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《江西省档案管理办法》等规定要求，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称档案是指学校从事教学、科研、管理等活动直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、招生、图表、声像、实物、社会服务、文化交流等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，应纳入学校整体发展规划。学校实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”，将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入档案考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；“四同步”，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 工作体制与任务
第四条 学校档案工作实行学校党委统一领导、分管校领导负责、档案馆归口管理、各单位共同参与、齐抓共管的“一盘棋”档案工作体制。同时接受上级教育行政管理部门和上级档案行政管理部门的业务指导、监督与检查。
第五条 学校组建由校长为组长、分管校领导为副组长、各职能部门分管档案工作负责人为成员的档案工作领导小组，其主要职责是:
（一）宣传、贯彻、执行国家有关档案工作的政策、法规，审查学校档案工作规划、计划和总结；
（二）审定学校档案管理办法和规章制度；
（三）研究决定档案工作的重大事项；
（四）检查、督促学校及各单位、部门档案工作“三纳入、四同步”的执行情况；
（五）对各单位、部门档案工作进行监督、检查、考核与评估。
第六条 学校档案馆是学校档案工作的归口管理部门，也是永久保存和提供档案利用的业务部门。其主要职责是:
（一）贯彻落实党和国家有关档案工作的法律法规，研究起草学校档案工作发展规划、计划及规章制度；
（二）拟订并负责贯彻落实学校档案工作规章制度，监督指导学校各单位（部门）文件材料形成、积累、立卷和归档工作，并对各单位的专（兼）职档案管理人员进行业务培训；
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料，编制检索工具和参考资料，为学校各部门提供档案信息服务和业务指导；
（四）参与学校重大科研课题、设计项目、基建工程竣工验收、重要庆典纪念活动等，对应该归档的文件材料及时收集归档，确保归档文件材料的完整和准确；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（七）组织和参与各类档案学术研究和交流活动；
（八）参与学校历史资料的编研工作；
（九）完成学校及上级主管部门交办的其他任务。
第七条 学校各单位（部门）必须指定一名负责人分管本部门档案工作，配备一名专职或兼职档案工作人员，负责本部门档案的收集、保管、整理，按规定时间向学校档案馆办理档案移交手续，并完成档案馆交办的相关工作事项。其主要职责是:
（一）执行学校档案工作的相关规定，具体做好本单位部门档案的收集、保管、整理、归档以及分项和预立卷工作，做到及时、准确、完整地向学校档案馆移交档案;
（二）对本单位、部门所属的科、室、课题组等及个人的档案资料立卷进行指导、监督和检查;
（三）积极参加档案业务培训和其它档案工作有关活动；
（四）严格遵守档案工作安全保密制度，确保档案的安全和保密。
第八条 学校重视档案人员的培养和稳定工作，为他们进修学习创造条件，逐步提高他们的政治素质和业务水平。
第三章 档案管理
第九条 档案馆负责收集和接收归档范围内不同形式和载体的各类档案。学校对各类档案实行全宗管理。
第十条 学校对纸质文件材料和电子文件材料实施同步归档。文件材料的归档包括但不限于：
（一）党群管理类：党务综合、纪检、组织、宣传教育、统战、工会、团委工作等产生的有保存价值的不同载体文件材料。
（二）行政管理类：行政综合、人事、审计、保卫、后勤、档案、图书等部门工作中形成的会议记录、文件材料、图表、工作总结、规划、报告、请示、批复、法规制度等材料。
（三）教学管理类：教学综合、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、教材、学位、毕业生等工作中形成的文字、图表等。
（四）科学技术研究类：科研综合管理文件、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用、科研项目（管理）等方面的重点原始材料；科研项目（课题）重要阶段形成的不同载体的文件材料以及在国内外刊物上发表的论文、学术会议上的交流论文、研究报告。
（五）基本建设类：凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料均属基建类档案。包括综合管理，可行性研究，设计基础材料，工程管理文件、竣工验收，基建预算、概算、决算，项目建设的全套图纸以及在改建、维修中所产生的基建文件材料。
（六）仪器设备类：凡作为学校固定资产的仪器设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像等各种载体材料，以及全套随机技术材料均属仪器设备档案。
（七）出版类：学校各部门在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等活动中直接形成的文字、图表及声像照片等载体材料，均属出版档案。
（八）财务会计类：学校财务管理和会计活动中直接形成的计划、请示、批复等文件材料、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册，均属财会档案。财会档案必须实行集中统一管理，财会部门设立财会档案分室。定期向学校档案馆移交。
（九）外事类：出席国际学术会议，出国考察、讲学、进修、合作研究等活动的计划、总结、收稿、报告、重要原始数据等材料；学校出国人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式存复印、影像件；外国赠送学校有关保存价值的纪念品、礼品；聘请来校讲学和合作研究的外籍、港澳专家学者在教学、科研和其他活动中形成的计划、总结、报告、论文、讲稿、照片等，专家简历、护照（复印件）等文件材料。
（十）声像照片类：学校重大活动、教学、科研、示范推广、校园建设、外交活动、专家教授等活动中直接形成的声像载体材料和照片档案，尤其是声像载体材料的原件。
（十一）实物类：学校荣获的具有保存价值的各种奖状、奖章、奖牌等；学校举办或承办重大活动形成的具有保存价值的活动标志、证件、纪念册、题词、工艺品等；学校在教学和科研活动中形成具有保存价值的产品、工具、设备等；学校不同阶段的工作证、学生证、校徽等样本。
第十一条 归档要求：
（一）实行由文件材料形成单位统一归档的制度，各单位（部门）均为立卷单位。
（二）立卷人应按文件材料自然形成的规律进行系统整理立卷，编写卷内目录，案卷标题、页码或件号，注明密级和保管期限。归档文件材料应格式统一，声像清晰，符合归档标准，禁止用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等笔记不牢固的笔书写。
（三）文件材料整理立卷后，由立卷部门直接向档案馆移交归档。
（四）由几个单位合作完成的项目，由主办单位立卷归档，保存一套完整的档案正本，协作单位保存与自己所担任务有关的材料。
（五）科研课题档案实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。
（六）干部人事档案由档案馆统一管理，人事处配合，在职责范围内各司其责，推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。业务上接受上级组织人事部门和档案行政管理部门的监督和指导。
（七）学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，学校实行统一管理、归口使用，相关职能部门密切配合的管理制度。档案馆负责保管国家计划招收的在籍全日制研究生、普通本（专）科生档案，落实国家和学校档案管理规定；学校相关部门（组织部、团委、学生工作部、教务处、招生就业处等）和各学院根据工作职责，协助做好学生档案材料的收集、整理、归档、转递等工作。
第十二条 归档时间：
（一）党政部门按年度归档，在次年四月底前归档结束并移交档案馆。
（二）教学部门按学年度归档，在次学年寒假前归档结束并移交档案馆。
（三）科研、基建、外事、声像等，在项目和活动完成后两个月内归档并移交。
（四）仪器设备在开箱验收后将随机技术文件归档按年度移交。
（五）学籍档案按年度归档，在次年暑假前归档结束并移交档案馆。
（六）实物类档案（学校各项活动中形成的有纪念意义或有保存价值的物品）应随时归档；
（七）重大活动、突发事件相关档案应在相应活动或事件结束后一个月内归档。
（八）上级规定应移交的档案应按要求随时移交。
第十三条 归档的文件材料应当质地优良，书写工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）执行。
第十四条 档案馆接收档案时，要依据移交清单仔细核对，按照归档的分类方法编号，进行统一分类、登记、编目、排列。
第十五条 按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，密级分为“绝密”“机密”“秘密”三级。凡属绝密级档案采取单独登记、保管。对一定时期内不宜公开交流的专利档案材料，亦按绝密档案管理。涉密档案密级的变更和解密，按照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的相关规定办理。
第十六条 已归档的档案材料，需要补充、修改时，必须有负责人审查核准，并签署意见，交档案馆归档。
第十七条 单位（部门）撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁。对个人在其职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
第十八条 档案保管必须配备符合档案管理要求的专用档案库房，配置防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施，完善安全设施和应急措施。
第十九条 档案馆对馆藏要定期检查，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，及时进行修复或复制；对重要档案和破损、褪色修复的档案及时进行数字化，加工成电子档案保管。
第二十条 档案馆和各单位（部门）档案专兼职档案员负责档案的统计工作，并按有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与公布
第二十一条 任何单位和个人查阅学校档案部门保存的档案，均须出示单位介绍信或持有个人身份证等合法证明，在履行相关登记、审批手续后方可查阅。境外组织或个人需利用学校档案的，均要按照国家有关规定办理。
第二十二条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应经学校党政办公室负责人批准，并经档案形成单位或者本人同意，必要时报请学校主要负责人审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案部门优先提供。
第二十三条 学校档案部门是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校档案材料证明章的档案复制件与档案原件具有同等效力。
第二十四条 学校档案部门应编制配套档案检索工具，建立健全档案信息查询系统，积极主动地为全校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。
第二十五条 学校档案部门要围绕学校中心工作，采取多种形式，开发和宣传档案信息，普及档案意识，加强学校档案编研工作和理论研究，充分发挥档案存史资政育人功能。
第五章 档案的鉴定和销毁
第二十六条 档案保管期限分为：永久（30年以上）、长期（11-30年）、短期（10年以下）。划定的原则：
（一）凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，具有长远考查利用价值的档案，列为永久保存。
（二）凡是在一定时期内学校进行各项工作需要参考利用的档案，根据情况可列为长期或短期保存。
（三）介于永久与长期或长期与短期两种保管期限之间的档案，一律从长划定。
第二十七条 档案馆应当定期组织档案的鉴定和销毁工作。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经鉴定、登记造册并报分管工作校领导批准，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第六章 档案工作信息化
第二十八条 档案信息化建设应纳入学校信息化建设总体规划，与学校信息化建设同步发展。要按照国家有关电子文件归档与管理规范的要求，结合学校实际，科学制定发展规划和实施方案，安排专项经费，配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，扎实推进档案信息化建设。
第二十九条 档案馆和校内各单位（部门）应加强档案信息化建设，推动档案数字资源共享工作，推进电子档案管理信息系统与办公自动化系统及其他校内各业务系统等相互衔接，采取措施保障档案信息安全，促进档案信息跨部门共享利用。
第三十条 对标国家及江西省数字档案馆建设要求，力争实现以档案信息资源建设为核心，以电子信息管理为重点，确保具有保存价值的电子文件（档案）信息，真实、完整、安全地保存在档案管理部门，并为学校党政领导、广大师生和社会提供方便、快捷的档案利用服务。
第七章 奖励与处罚
第三十一条 学校档案工作建立检查和评估制度，明确岗位职责，对表现突出的单位或个人，给予表彰与奖励。
（一）在档案的收集、整理、保管、利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案信息化建设工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案部门的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十二条 对有下列行为之一的，将根据情节轻重，依纪依规给予处分或处置；构成犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏，丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附则
第三十三条 本办法自公布之日起执行。《南昌工程学院档案管理办法》（南工字〔2006〕36号）同时废止。
第三十四条 本办法由档案馆负责解释。
位置：