江水发[2025]133号
第一章 总则
第一条 为适应学校学生档案管理工作的需要，进一步规范学生档案管理，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规及学校相关规定，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 学生档案是反映其个人经历、德才表现、学习科研、健康状况等具有保存价值的各种文件材料,是学生成长过程的历史记录，是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据。
第三条 学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归档、保管、利用、转递等工作，实行学校归口管理、学院和相关职能部门密切配合，遵循“集中保管、规范管理、安全保密、高效利用”的原则。
第二章 职责与分工
第四条 档案馆主要职责：
1.提供场地与设施。负责提供符合国家档案保管标准的安全、适宜的库房场地及必要的档案装具。
2.基础保管与维护。负责入库学生档案的物理保管、日常维护、库房环境监控及安全管理。
3.档案安全与监管。对接收的档案进行清点、登记、上架，建立并维护档案存放索引信息。记录档案的入库、移出、在库状态等基础信息，确保档案实体在库期间的安全。
4.配合调阅利用。根据本办法及相关规定，配合相关部门、学院的调阅利用工作，仅限于在档案馆内进行。
5.配合档案转递。根据毕业生工作安排，按照招生就业部门的档案转递程序，对接各学院办理档案实体的清点、核对和出库手续。
6.业务指导与建议。对各学院的学生档案整理、装订等基础规范提供业务指导建议。
第五条 招生就业部门主要职责：
1.信息整理。负责新生入学（或异动）时，建立各学院需收取学生档案的名单等信息，上传智慧就业信息服务平台。
2.工作协调。负责协调、督促各学院按时、规范移交学生档案至档案馆，协调各学院完成毕业生档案转递工作。
3.政策咨询。负责解答学生及用人单位关于档案转递、查询等政策咨询。
第六条 各学院职责：
1.档案收集。负责新生入学后档案材料的收集、鉴别、补充、初步整理与归档。
2.档案移交。在学生取得学籍或学籍异动时，按规定时间和要求将完整、规范的学生档案整理装袋后，移交给档案馆。
3.档案利用。负责受理校内外单位提出符合规定的学生档案查阅、借阅、复印等申请，并进行审核、登记、利用的过程管理，档案利用需在档案馆指定场所进行。
4.档案补充。负责接收并审核需补充归档的学生材料，按规定程序移交档案馆补充归档。
5.档案转递。由学院负责老师集中到档案馆取回应届毕业生档案，按招生就业部门的工作要求，通过指定的机要通信或邮政EMS标准渠道，封装、邮寄毕业生档案，并跟踪确认档案接收情况等。
第三章 学生档案材料的收集与整理
第七条 为适应国家人事工作需要，在校期间学生档案应及时收集、整理，不断充实完善。毕业时学生档案一般应包含以下材料：
1.入学材料：招收入学的本科生档案材料，一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、入团（入党）申请书及志愿书等材料；招收入学的研究生除原个人档案应有材料外，还应包括报考攻读硕士学位研究生登记表等材料。
2.学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等材料。
3.学籍材料：各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。
4.鉴定材料：各学习阶段学年鉴定表、军训鉴定表、品行鉴定等材料。
5.实习材料：各学习阶段实习鉴定表、实习报告等材料。
6.毕业材料：高校毕业生（毕业研究生）登记表、毕业生（毕业研究生）就业通知书等材料。
7.学位材料：各学习阶段学位申请、授予等材料。
8.奖励材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生（研究生）、优秀学生（研究生）干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕业生（毕业研究生）等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料。
9.处分材料：在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料。
10.组织材料：入党、入团的申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书及党团组织建设上形成的其他材料；参加民主党派的申请书、登记表等材料。
11.体检材料：入学体检表、复查体检表、毕业生（毕业研究生）体检表等材料。
12.出国（出境）材料：因公（私）出国（出境）审查表、备案表，在国（境）外学习、进修情况或鉴定等材料。
13.工作材料：入学前参加工作期间的工资、考核、职务（职称）、劳动合同等材料。
14.其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
第四章 学生档案材料的归档与移交
第八条 新生入学后，各学院应在规定期限内，依据新生档案和其他材料，对新生资格进行审查。发现弄虚作假的，应及时向招生部门报告；发现档案材料不齐全的，应及时向该生源所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上做出标注，并在档案移交时进行说明。
第九条 新生资格审查完毕后，由各学院对新生档案进行初步整理、归档，建立学生档案，待新生正式取得学籍后，各学院将新生档案集中移交档案馆。档案馆对入库档案统一归档，集中管理。
第十条 各部门和单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。
归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的材料，应当有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。
归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
第十一条 学生档案移交时，应填写移交清单，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份，交接双方各执一份。如移交材料不符合归档要求，接收方有权拒收，移交单位应当按档案管理规定重新整理并办理补交手续。
第五章 学生档案的转递
第十二条 学生毕业、结业、肄业、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，学籍管理部门应及时通知所在学院办理档案转递手续。
第十三条 学生转学（转入和转出）、校内转专业、留级、延期毕业的，学籍管理部门应当及时将学生学籍变更通知书送达相关学院，学院要及时按照规定做好学生档案的整理和转递等工作。
第十四条 毕业生档案的转递，由招生就业部门协调，档案馆、各学院配合完成。各学院根据学生毕业去向、调档函等依据，确认需转递的档案名单，填写移交清单。档案馆根据清单，清点核对需转递的档案实体，无误后办理出库手续，双方在移交清单上签字确认。
各学院负责对出库的档案进行核对、封装、邮寄，必须通过机要通信渠道或邮政EMS标准快递进行转递，并妥善保管邮寄凭证，严禁个人携带或普通邮寄。
第十五条 毕业生或其他离校学生的档案，在转递过程中因特殊原因造成遗失的，相关部门应及时协调处理并采取相应补救措施。
第六章 学生档案的利用
第十六条 校内人员因工作需要查阅学生档案，须提供所在部门或单位出具的书面证明;校外人员因工作需要查阅学生档案，应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，并按规定办理登记手续。经所在学院审批通过后，开具调阅利用审批表，由学院负责老师带领至档案馆办理档案调阅手续。利用结束后，将档案交还档案馆工作人员办理回库手续。
第十七条 学生档案一般不予借阅。确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具介绍信，说明借阅理由及归还时间，并经单位负责人审批同意。学生档案借阅时间一般不得超过5个工作日。外借档案归还时，应根据档案目录核对材料，履行归还手续。
第十八条 查（借）阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
第十九条 学生本人和直系亲属不得查阅学生个人档案。确有特殊原因需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，经学院负责人批准后按规定办理。
第七章 学生档案的管理与检查
第二十条 学生档案属需妥善保管的内部文件。学校各相关部门和学院要确定专门工作人员，提高学生档案管理工作水平。档案馆要定期对库房及档案保管状况进行检查，发现问题及时报告和处理，提高档案保管与存放安全性，维护学生档案管理的严肃性。
第二十一条 每年毕业生派遣前和新生入学后的3个月内，招生就业部门和档案馆要定期组织学生档案集中检查，部署落实有关毕业生档案转递和新生档案整理、建档的各项工作，及时发现和纠正学生档案管理中存在的问题。
第二十二条 凡违反有关档案管理规定，因工作失职、渎职造成学生档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，学校将按照规定严肃查处；情节恶劣、后果严重构成犯罪的，要追究当事人的法律责任。
第八章 附则
第二十三条 本办法适用于本校全日制普通本科生、研究生的档案管理。
第二十四条 本办法自发布之日起试行，由学校档案馆负责解释，原《南昌工程学院学生档案管理办法》同时废止。
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